Recepcionista IA: qué hace, qué no y cuánto cuesta para clínicas e inmobiliarias

Una recepcionista IA es un programa que contesta por ti las llamadas, los mensajes de WhatsApp o ambos: responde lo habitual, recoge los datos de quien escribe, da citas en tu agenda y avisa al equipo cuando hace falta alguien. Puede hacer la parte repetitiva de la recepción y cubrir las horas en las que nadie atiende, pero no reemplaza a quien está en el mostrador. Los planes que hemos revisado en España van de 39 € a 299 € al mes sin IVA, según el canal y el volumen.

Si tienes una clínica o una inmobiliaria y se te escapan llamadas y mensajes, lo primero es saber por dónde se te escapan, porque de eso depende qué producto te sirve.

Qué hace una recepcionista IA

• Contesta con la información que le das: horario, dirección, tratamientos y precios, o los pisos que tienes en cartera.
• Recoge el nombre, el teléfono y el motivo, y te deja un resumen.
• Da, cambia y cancela citas, si está conectada a tu calendario.
• Envía recordatorios y confirmaciones.
• Pasa la conversación a una persona según las reglas que definas.

No todos los productos llegan al final de esa lista. Muchos se quedan en tomar el recado: atienden, apuntan y te mandan un correo. En el plan de entrada de IONOS, por ejemplo, la reserva de citas no aparece; empieza en el plan siguiente. Antes de comparar precios, comprueba si la herramienta resuelve la gestión o solo te avisa de que está pendiente.

Qué no hace

Una recepcionista IA no sabe nada que no le hayas dado. Si la lista de precios está desactualizada, repetirá los precios viejos, y si un paciente pregunta por algo que no está en su información debería decir que no lo sabe y pasarlo al equipo. Conviene comprobar que lo hace.

Tampoco debería diagnosticar ni recomendar un tratamiento. Eso es trabajo de un profesional, y un sistema bien configurado se limita a dar la cita. Y hay tareas de recepción que quedan fuera por definición: recibir a la gente, cobrar en el mostrador, ordenar papeles o calmar a alguien que llega nervioso.

También se equivoca. Prueba las conversaciones difíciles antes de activarla y revisa las primeras semanas qué ha contestado.

Teléfono o WhatsApp

Casi todo lo que aparece al buscar "recepcionista IA" en España son asistentes de voz, pero un agente de IA para WhatsApp resuelve otra parte del problema. Ten en cuenta nuestro sesgo: Yave trabaja en WhatsApp y no contesta llamadas.

	Asistente de voz	Agente en WhatsApp
Qué atiende	Llamadas	Mensajes escritos
Cómo se conecta	Normalmente, desvío de llamadas desde tu número	API de WhatsApp en tu mismo número, con coexistencia
Cómo suele cobrar	Por llamada o por minuto, con un cupo mensual	Por cuota, a veces con un cupo de mensajes
Qué te queda	Un resumen por correo o WhatsApp	La conversación escrita, en el chat de siempre
Qué puede enviar	Lo que diga en la llamada	Fotos, enlaces de pago, ubicación

Para decidir, cuenta durante una semana las llamadas perdidas y los mensajes sin contestar, y mira a qué hora llegan. Si tus pacientes llaman, un agente de WhatsApp no les va a coger el teléfono. Si tus compradores escriben desde un anuncio y quieren ver fotos, un asistente de voz les sirve de poco. Hay proveedores que cubren los dos canales.

Un día en una clínica

Este día es un ejemplo para ver el reparto de tareas, no un caso real. La clínica usa un agente en WhatsApp y el teléfono lo sigue cogiendo su equipo.

• 22:40. Un paciente escribe que se le ha roto una funda. La recepcionista IA le ofrece los dos huecos de mañana con su doctora y él elige uno.
• 8:30. Al abrir, recepción ve lo que entró por la noche y revisa lo que quedó pendiente.
• 10:15. Una paciente cancela la cita de esta tarde. El agente le propone otro día y ofrece el hueco libre a quien estaba en lista de espera.
• 12:00. Alguien pregunta si un blanqueamiento le conviene porque tiene los dientes sensibles. El agente no opina y avisa a la clínica para que le conteste una persona.
• 16:30. Una nueva paciente reserva un tratamiento con señal. Recibe el enlace de pago y el hueco queda retenido hasta que paga.
• 18:00. Salen los recordatorios de las citas de mañana. Quien no puede venir lo dice en el mismo chat.

Mientras tanto, recepción atiende a los que llegan, cobra y contesta el teléfono, con menos interrupciones del móvil.

Un día en una inmobiliaria

También es un ejemplo. La agencia recibe los contactos de Idealista por correo y tiene dos comerciales en la calle.

• 9:10. Entra un contacto de Idealista sobre un piso. La recepcionista IA le responde, confirma qué busca y le envía las fotos.
• 13:45. Otra persona pide un tres habitaciones en la zona. La IA busca en la cartera real y le manda las dos opciones que encajan.
• 15:20. Esa persona quiere ver uno. La IA propone horarios y deja la visita pedida para que el comercial la confirme.
• 19:30. Un comprador pregunta si el precio es negociable. La IA no entra en eso y avisa al comercial.
• 21:00. Un propietario pregunta cuánto podría pedir por su piso. Esa conversación también pasa a una persona.

Las visitas, la valoración y la negociación siguen siendo del comercial. Tenemos más sobre este caso en IA para inmobiliarias.

Qué debe seguir en manos de una persona

En una clínica, todo lo que tenga que ver con la salud de alguien: dolor fuerte o una urgencia, dudas sobre si un tratamiento le conviene, resultados, quejas y cualquier paciente que pida hablar con alguien. En una inmobiliaria, las valoraciones, la negociación, las arras, los contratos y las reclamaciones.

Deja escrito qué temas pasan directamente al equipo, quién recibe el aviso y qué ocurre fuera de horario. Un paciente con dolor un sábado por la noche necesita un teléfono de urgencias, y la recepcionista IA debería dárselo si lo tienes.

Avisos legales que conviene conocer

El Reglamento europeo de IA exige que los sistemas pensados para interactuar con personas informen de que son una IA, salvo que resulte evidente. Según la Comisión Europea, estas normas de transparencia se aplican desde agosto de 2026.

El RGPD trata los datos de salud como categoría especial. Su tratamiento está prohibido salvo en los supuestos del artículo 9, como el consentimiento explícito. Quien trate datos por tu cuenta, como el proveedor de la recepcionista, debe estar vinculado por un contrato (artículo 28). Esto es un resumen, no asesoramiento: revisa tu caso con tu delegado de protección de datos o tu asesor.

Qué preguntar al proveedor

1. ¿Contesta llamadas, WhatsApp o los dos? ¿Y las notas de voz?
2. ¿Conservo mi número? En WhatsApp, ¿usáis la API oficial?
3. ¿Reserva en mi calendario real o solo toma el recado? ¿Con qué calendarios y programas de gestión funciona?
4. ¿Qué hace cuando no sabe algo? ¿A quién avisa y cómo?
5. Si alguien del equipo entra en la conversación, ¿deja de contestar?
6. Con mi volumen real, ¿cuánto pago al mes? Pregunta por los minutos o llamadas extra y por quién paga los mensajes de la API de WhatsApp.
7. ¿Avisa de que es una IA? ¿Pide y guarda el consentimiento?
8. ¿Firmamos contrato de encargado del tratamiento? ¿Dónde se guardan los datos y cómo se borran?
9. ¿Puedo probarla con mis casos difíciles antes de activarla? ¿Hay permanencia?
10. ¿Quién la ajusta cuando cambian precios, horarios o cartera?

Cuánto cuesta frente a las alternativas

Precios publicados el 31 de octubre de 2026, sin IVA. Pueden cambiar, así que confírmalos antes de decidir.

Opción	Precio	Qué incluye
IONOS Recepcionista IA (voz)	39, 69 o 99 € al mes	30 llamadas, 100 llamadas o sin límite. La llamada extra cuesta 0,49 € o 0,39 €. Reserva de citas desde el plan de 69 €
SecretariaIA (voz)	39,90, 69 o 120 € al mes	120, 300 o 700 minutos
Recepcionista.com (voz y WhatsApp)	99, 199 o 299 € al mes	200, 900 o 1.500 minutos y 1.000 mensajes de WhatsApp. El minuto extra cuesta 0,18 €
Minute Call (personas)	De 13 a 25 € por hora de agente	Según horario, idioma y si el agente es compartido o dedicado. Orientado a empresas de más de 20 empleados
Contrato propio a media jornada	Más de 900 € al mes	Una persona, 20 horas a la semana

La última fila es una cuenta aproximada de mínimos. El salario mínimo de 2026 son 1.221 € al mes en 14 pagas, 17.094 € al año a jornada completa, y con jornada inferior se cobra a prorrata. A 20 horas semanales salen 8.547 € al año. La empresa añade sus cotizaciones de un contrato indefinido: 23,60 % de contingencias comunes, 5,50 % de desempleo, 0,20 % de FOGASA, 0,60 % de formación profesional y 0,75 % del MEI, un 30,65 % en total, y además la tarifa de accidentes de trabajo. Sin contar esa tarifa salen unos 11.170 € al año, algo más de 930 € al mes. Tu convenio puede fijar un salario más alto, y la cuenta no incluye sustituciones por vacaciones o bajas.

Esa persona hace muchas cosas que una IA no hace: abre, recibe, cobra y resuelve lo que no estaba previsto, pero solo está en su horario. La IA cuesta bastante menos y contesta de madrugada, con los límites que hemos visto. Comparar las dos cifras solo tiene sentido si lo que te falta es alguien que conteste. Si lo que te falta es alguien en el mostrador, contrata.

Cuándo no te conviene

• Recibes pocos mensajes y casi todos en horario. El mensaje de ausencia de WhatsApp Business es gratis, y con unas plantillas contestarás más rápido a mano.
• Tus precios, tu agenda o tu cartera no están ordenados en ningún sitio. Una IA no puede contestar con datos que no existen, así que empieza por ahí.
• La mayoría de tus conversaciones son delicadas y las tiene que llevar un profesional.
• Tu cuello de botella es la atención presencial.

Preguntas frecuentes

¿Una recepcionista IA sustituye a una recepcionista?

No del todo. Cubre lo repetitivo y las horas sin nadie. Sigues necesitando a una persona para lo presencial y para lo delicado, salvo que el negocio sea tan pequeño que nunca haya tenido recepción.

¿Puedo mantener mi número de teléfono?

Normalmente, sí. Los asistentes de voz suelen funcionar con un desvío de llamadas desde tu número. En WhatsApp, la coexistencia te deja usar el mismo número en la app y en la API.

¿Tengo que decir que es una IA?

Cuenta con ello. El Reglamento europeo de IA exige que estos sistemas informen a la persona de que habla con una IA, salvo que resulte evidente. La obligación recae en el proveedor del sistema, así que comprueba que el tuyo lo dice al empezar la conversación.

¿Puede tratar datos de salud de mis pacientes?

Los datos de salud son una categoría especial en el RGPD, así que pregunta al proveedor qué datos recoge, con qué base legal y dónde los guarda. Pide solo lo necesario para dar la cita y consulta a tu delegado de protección de datos o a tu asesor.

¿Cuánto tarda en estar lista?

Los asistentes de voz más sencillos anuncian minutos. Lo que lleva más tiempo es preparar los precios, los horarios y las reglas de qué pasa a una persona, y probarla con casos reales.

¿Funciona con notas de voz?

Depende del producto, así que pregúntalo y pruébalo antes de contratar.

Con Yave

Yave es un agente de IA para WhatsApp. No contesta llamadas de teléfono ni llamadas de WhatsApp, y tampoco escucha notas de voz (si le llega una, pide que se lo escriban), así que el teléfono sigue siendo cosa de tu equipo o de un servicio de voz como los de la tabla.

Funciona en tu propio número por la API oficial, con coexistencia. Dice que es una IA en el primer contacto y pide consentimiento. En clínicas reserva en el calendario real del profesional (Google Calendar) y envía el enlace de la señal y un recordatorio el día antes, y en las dentales lleva además la lista de espera. No diagnostica ni recomienda tratamientos. En inmobiliarias busca en tu cartera real, envía fotos, agenda las visitas que confirma tu comercial y atiende los contactos de Idealista que llegan por correo. Cuando hace falta una persona pasa la conversación al equipo, y si alguien escribe desde la app el agente deja de contestar en ese chat durante 12 horas.

El plan Base, para un profesional o un comercial, cuesta 149 € al mes y el Pro, para equipos, 249 € para clínicas y 299 € para inmobiliarias, más IVA, con tarifa plana y sin coste por conversación. Ver Yave para clínicas dentales, para clínicas estéticas o para inmobiliarias.