Mensaje de ausencia y de bienvenida en WhatsApp Business: cómo configurarlos y ejemplos

La app de WhatsApp Business trae tres herramientas para contestar sin escribir cada vez lo mismo: el mensaje de bienvenida, el mensaje de ausencia y las respuestas rápidas. Las tres están en la pestaña Herramientas de la app y son gratis.

Aquí explicamos cómo configurar cada una, con textos de ejemplo para una clínica y para una inmobiliaria, y qué pasa con ellas si conectas tu número a la API.

Mensaje de ausencia

Es la respuesta automática que reciben los clientes cuando te escriben y no estás disponible.

1. En la pestaña Herramientas, toca Mensaje de ausencia.
2. Activa Enviar mensaje de ausencia.
3. Toca el mensaje para editarlo y pulsa OK.
4. En Horario, elige cuándo se envía: siempre, en un horario personalizado o fuera del horario comercial.
5. En Destinatarios, elige a quién: a todos, a quien no tienes en tus contactos, a todos excepto a algunos contactos o solo a algunos contactos.
6. Toca Guardar.

La opción "fuera del horario comercial" solo aparece si has puesto el horario en el perfil de empresa. Es la más útil para una clínica o una inmobiliaria, porque el mensaje se activa solo cada tarde y cada fin de semana sin que nadie tenga que acordarse.

El móvil tiene que estar conectado a internet para que el mensaje de ausencia salga.

Mensaje de bienvenida

Se envía cuando alguien te escribe por primera vez o cuando vuelve a escribirte después de 14 días sin mensajes en ese chat. Si un cliente te escribió hace una semana, no lo recibe.

Se configura igual, en Herramientas, Mensaje de bienvenida, con las mismas opciones de destinatarios. Sirve para presentarte y decir qué puedes resolver por WhatsApp.

Respuestas rápidas

Son atajos para los mensajes que más repites. Puedes guardar hasta 50, con texto, imágenes o vídeos, y enviarlas escribiendo "/" en un chat y eligiendo la que quieres. La app crea además algunas a partir de tu perfil de empresa, como el horario o la dirección.

A diferencia de los otros dos mensajes, las respuestas rápidas no se envían solas. Alguien tiene que abrir el chat y elegirla, pero ahorran escribir los precios, la dirección o las instrucciones de aparcamiento veinte veces al día.

Ejemplos para clínicas

Sustituye lo que va entre llaves por tus datos. Mensaje de ausencia fuera de horario:

Gracias por escribir a {clinica}. Ahora mismo la clínica está cerrada. Abrimos de lunes a viernes de {horario}. Le contestaremos en cuanto abramos. Si es una urgencia dental, llame al {telefono_urgencias}.

Mensaje de bienvenida:

Hola, gracias por contactar con {clinica}. Por aquí puede pedir cita, cambiarla o preguntarnos por cualquier tratamiento. ¿En qué podemos ayudarle?

Ejemplos para inmobiliarias

Mensaje de ausencia fuera de horario:

Hola, gracias por escribir a {inmobiliaria}. Ahora estamos fuera de la oficina. Si nos dices qué inmueble te interesa o pegas el enlace del anuncio, mañana a primera hora te contestamos con la información y los horarios de visita.

Mensaje de bienvenida:

Hola, soy {nombre} de {inmobiliaria}. Si buscas piso, cuéntanos la zona, el presupuesto y cuántas habitaciones necesitas, y te enviamos lo que tenemos.

Pedir el enlace del anuncio o lo que busca la persona en el propio mensaje de ausencia tiene una ventaja: a la mañana siguiente sabes de qué te hablan sin tener que preguntar.

Lo que un mensaje de ausencia no hace

El mensaje de ausencia avisa de que no estás, pero no resuelve nada. Si un paciente quiere cita a las diez de la noche, recibe el mensaje y tiene que volver a escribir al día siguiente, o buscar otra clínica que conteste antes. En una inmobiliaria pasa lo mismo con quien pregunta por un piso de Idealista un domingo: hasta el lunes no sabe si puede visitarlo.

Si usas la API

Los mensajes de bienvenida y de ausencia y las respuestas rápidas son funciones de la app. La API no las tiene: lo que conteste por la API, sea un programa, un CRM o un agente de IA, decide sus propias respuestas.

Si usas la coexistencia para tener el número a la vez en la app y en la API, los mensajes de bienvenida y de ausencia de la app siguen activos. Si además contesta un agente por la API, el cliente puede recibir dos respuestas a la vez: el aviso de que estás cerrado y la respuesta del agente. Desactívalos en la app o ajusta los destinatarios.

Las respuestas que envías por la API dentro de las 24 horas siguientes al mensaje del cliente son mensajes de servicio: los primeros 1.000 de cada mes son gratis en cada número y después se cobran según los precios de la API de WhatsApp.

Meta ofrece también su propio agente de IA dentro de la app, Meta Business Agent, en algunos países y para algunas empresas. Mientras está conectado, los mensajes de bienvenida y de ausencia se desactivan solos.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no se envía mi mensaje de bienvenida?

Si el cliente te ha escrito en los últimos 14 días, no se envía. Revisa también los destinatarios y que no tengas conectado Meta Business Agent, que lo desactiva.

¿Puedo programar el mensaje de ausencia solo para vacaciones?

Sí. En Horario elige un horario personalizado y marca el periodo en que quieres que se envíe.

¿El mensaje de ausencia funciona con el móvil apagado?

No. El móvil necesita conexión a internet para enviarlo.

¿Puedo poner el nombre del cliente en el mensaje de ausencia?

No. Los mensajes de la app son un texto fijo. Para personalizar mensajes automáticos hace falta la API.

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